سازمان ثبت: واگذاری ارسال اسناد به بخش خصوصی هزینه‌ها را کاهش داد

تحول در نظام خدمات ثبتی؛ واگذاری به بخش خصوصی تا بهره‌گیری از فناوری‌های الکترونیک برای کاهش هزینه‌های مردم

تهران - خبرگزاری مهر: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در ادامه سیاست‌های کلان خود جهت هوشمندسازی فرآیندهای اداری و کاهش مراجعات حضوری، رویکرد جدیدی را در مدیریت فرآیند ارسال اسناد و مکاتبات ثبتی اتخاذ کرده است. این تغییر استراتژیک که مبتنی بر واگذاری بخشی از خدمات ارسال مرسولات به اپراتورهای خصوصی و کاهش انحصار در این حوزه است، در راستای تسهیل امور مردم و بهینه‌سازی هزینه‌های عمومی پیگیری می‌شود.

بررسی‌ها نشان می‌دهد که سازمان ثبت اسناد و املاک با هدف دستیابی به دولت الکترونیک و حذف تدریجی ارسال فیزیکی اسناد، فرآیند واگذاری بخشی از خدمات را به بخش خصوصی آغاز کرده است. پیش از این، تمامی خدمات ارسال مدارک به‌طور انحصاری از طریق شرکت ملی پست انجام می‌شد، اما ضرورت‌های موجود برای افزایش کارایی و کاهش هزینه‌های سربار، سازمان ثبت را بر آن داشت تا با بهره‌گیری از ظرفیت‌های رقابتی بخش خصوصی، بستری جدید برای مدیریت حجم انبوه درخواست‌های ثبتی فراهم آورد.

اگرچه در فازهای ابتدایی اجرای این طرح، برخی ناهماهنگی‌ها در محاسبه هزینه‌های پیک و تأخیرهای عملیاتی در تحویل مرسولات گزارش شده بود، اما مسئولان ارشد این سازمان ضمن پذیرش چالش‌های گذار، بر تداوم این مسیر تأکید دارند. استدلال اصلی مسئولان بر این پایه استوار است که تا زمان تحقق کامل دیجیتالی‌شدن فرآیندها، استفاده از زیرساخت‌های بخش خصوصی، راهکاری گریزناپذیر برای مدیریت بار ترافیکی مراجعات و جلوگیری از اتلاف وقت شهروندان است.

اعظم قویدل، سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک قوه قضائیه، در گفت‌وگو با خبرگزاری مهر، ضمن تشریح ابعاد این تغییر رویه، به نگرانی‌های مطرح‌شده پیرامون تغییر کارگزار ارسال اسناد پاسخ داد. وی با بیان اینکه این اقدام با هدف نهایی تسهیل امور مردم انجام شده، اظهار داشت: سازمان ثبت اسناد همواره در تلاش است تا با ایجاد فضای رقابت سالم میان اپراتورهای ارائه‌دهنده خدمات، هزینه‌های تمام‌شده برای شهروندان را به حداقل برساند.

قویدل با انتقاد از افزایش سالانه تعرفه‌های شرکت ملی پست، افزود: یکی از چالش‌های اصلی در سال‌های اخیر، رشد مداوم تعرفه‌های پستی بود که بار مالی مضاعفی را بر مردم تحمیل می‌کرد. ما بر این باوریم که با وارد کردن بخش خصوصی به این چرخه، امکان ارائه خدمات با تعرفه‌های رقابتی و اقتصادی‌تر فراهم می‌شود. این روند که اکنون چند سالی است در حال اجراست، به‌مرور زمان اصلاح و بهینه شده تا ضمن کاهش هزینه‌ها، کیفیت ارائه خدمات نیز ارتقا یابد.

سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک، فشار کاری ناشی از حجم بی‌سابقه درخواست‌ها را یکی از عوامل کلیدی در اتخاذ این تصمیمات دانست و تأکید کرد: آمارها نشان‌دهنده یک جهش قابل‌توجه در عملکرد ثبتی کشور است. به‌عنوان نمونه، در سال ۱۴۰۴ نسبت به سال ۱۴۰۳، تقاضا برای تبدیل اسناد مالکیت دفترچه‌ای به اسناد تک‌برگ یا همان حدنگار، رشد خیره‌کننده ۳۰۳ درصدی را تجربه کرده است. مدیریت چنین حجم عظیمی از مراجعات بدون بهره‌گیری از ظرفیت‌های مدرن، عملاً غیرممکن است و می‌تواند منجر به ایجاد بار سنگینی بر شبکه حمل‌ونقل شهری و ازدحام در واحدهای ثبتی شود.

وی با اشاره به تغییر فرآیند ارائه خدمات گفت: در حال حاضر متقاضیان دیگر نیازی به حضور در ادارات ثبت ندارند و می‌توانند با مراجعه به نزدیک‌ترین دفتر اسناد رسمی محل سکونت خود، درخواست‌های ثبتی را ثبت کنند. به محض ثبت الکترونیکی درخواست در سامانه، عملیات ثبتی بلافاصله آغاز می‌شود و حتی پیش از رسیدن فیزیکی بسته به واحد مربوطه، فرایند اداری آن در سیستم جریان می‌یابد.

قویدل در پایان پیرامون ساختار هزینه‌های این فرآیند جدید افزود: علاوه بر هزینه ارسال فیزیکی مرسوله، مبلغی که برای تکمیل فرم‌ها و ثبت اطلاعات در سامانه دریافت می‌شود، دستمزدِ خدمات الکترونیکی ارائه‌شده توسط دفاتر اسناد رسمی است که در ازای سرعت و دقت در انجام امور، قانونی و ضابطه‌مند تعریف شده است. این سازمان امیدوار است با تداوم این مسیر، بستری امن و ارزان برای شهروندان فراهم کند تا دغدغه‌های مربوط به امور ثبتی به کمترین میزان خود برسد.